Раціоналізація документообігу під час організації бухгалтерського обліку

Abstract

У процесі дослідження визначено наслідки неправильно організованого документообігу на підприємстві. Підкреслено збільшення ролі держави в регулюванні інформаційно-документальних відносин в Україні, але водночас і відсутність комплексного підходу в розробці правових норм, що стосуються електронного документообігу. Вирізнено основні принципи та завдання електронного документообігу. Підкреслено. що використання системи електронного документообігу передбачає низку ризиків, які стосуються організації бухгалтерського обліку: відсутність чіткого розмежування обов’язків і відповідальності працівників підприємства; слабка система захисту від несанкціонованого доступу до бази даних або її відсутність, необхідність забезпечення антивірусного захисту інформації, а також кваліфікації облікових працівників (недостатня підготовка персоналу підприємства). Зроблено висновок, що порядок передачі первинних документів в електронній формі іншим суб’єктам господарювання потребує врегулювання, а також встановлення заходів захисту та забезпечення контролю, які стосуються повноважень використання і доступу до електронних документів й електронних підписів. Запропоновано такі заходи щодо організації документообігу в умовах інформаційно-комп’ютерних технологій: передбачити в нормативних документах на державному рівні можливості складання первинних документів і облікових регістрів в електронній формі та обов’язкове виготовлення копій таких документів на паперових носіях для інших учасників господарських операцій і на вимогу органів, які здійснюють контроль відповідно до чинного законодавства України; врегулювати порядок передачі первинних документів в електронній формі, забезпечити можливість їх тривалого зберігання; встановити заходи захисту й забезпечення контролю за рухом і використанням електронних документів і електронних підписів.